Heizung · Wärmepumpe · Klima · Kälte

Ein Leitstand für Wärme und Kälte.

HeatServPro führt Heizungs-, Wärmepumpen-, Klima- und Kältebetriebe durch einen Vorgang: Einsatz planen, Techniker mobil führen, Bericht und Rechnung aus denselben Daten vorbereiten — inklusive F-Gas-Logbuch nach EU 2024/573.

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14 Tage SandboxOhne ZahlungsdatenEU-Hosting

WärmeEin Leitstand · ein VorgangKälte

Heizung

Aufträge, Wartung & Serviceberichte

Wärmepumpe

BEG-Förderung & hydraulischer Abgleich

Klima

Wartungspläne & Prüfprotokolle

Kälte

F-Gas-Logbuch nach EU 2024/573

EU 2024/573

F-Gas-Logbuch konform

Kältemittel im GWP-Katalog

0 Jahre

Logbuch revisionssicher

Hosting in der EU

Auftrag & Planung

Ein Vorgang — von der Anfrage bis zur Abrechnung.

Kunde, Anlage, Priorität, Termin und Techniker hängen am selben Auftrag. Büro und Technik starten mit denselben Informationen — ohne doppelte Eingaben und ohne Nachtelefonieren.

✓Kunde, Anlage & Anliegen am Vorgang
✓Termin, Zeitfenster und Techniker zuweisen
✓Status vom Eingang bis zur Rechnung sichtbar

heatservpro.planifyminds.com/work-orders

Aufträge

Auftrag und Einsatz

Demo

09:30

Termin

Min.

Techniker

hoch

Priorität

Kunde

Müller GmbH

bestätigt

Anlage

Vaillant aroTHERM plus

Wartung

Technik

Sarah Weber

zugewiesen

Techniker mobil & offline

Der Techniker hat den Auftrag dabei — auch ohne Netz.

Checkliste, Fotos, Messwerte, Notizen und Unterschrift entstehen direkt im Einsatz. Die native App ist offline-fest und synchronisiert automatisch, sobald wieder Netz da ist.

✓Checkliste, Fotos & Unterschrift vor Ort
✓Offline-fest mit automatischem Sync
✓Einsatzzeiten fließen in die Zeiterfassung

HeatServPro Techniker-App auf dem iPhone – Auftrag bearbeiten

Auch als App · iOS & Android

Laden imApp Store Jetzt beiGoogle Play

Bericht, Rechnung & Liquidität

Aus dokumentierter Leistung wird Nachweis und Rechnung.

Der PDF-Servicebericht entsteht aus den Einsatzdaten, die Rechnung daraus — inklusive E-Rechnung (Export/BYO) und DATEV. Offene Posten und Fälligkeiten zeigen früh, wo Liquidität entsteht.

✓PDF-Bericht direkt aus den Einsatzdaten
✓E-Rechnung (Export/BYO), DATEV & DATANORM
✓Liquidität und Fälligkeiten im Blick

heatservpro.planifyminds.com/liquidity

Liquidität

Liquide Mittel vorausplanen

Demo

42k

Startsaldo

18k

Einnahmen

11k

Ausgaben

49k

Endsaldo

+ 3.250 €

Wartungsvertrag fällig

Einnahme

- 940 €

Materialrechnung

offen

- 1.200 €

Leasingrate

geplant

Kälte & Klima · F-Gas-Logbuch

Die Dichtheitsprüfung, die sich selbst terminiert.

Für Kälte- und Klimaanlagen führt HeatServPro ein revisionssicheres F-Gas-Logbuch nach EU 2024/573. Aus Kältemittel und Füllmenge berechnet sich das CO₂-Äquivalent — und daraus automatisch die Prüffrist. Von der fälligen Prüfung sind es nur Klicks bis Auftrag, Servicebericht und geprüfter E-Rechnung.

✓GWP-Katalog mit 24 Kältemitteln
✓CO₂e-Berechnung & automatische Prüffristen
✓Logbuch-PDF, 5 Jahre revisionssicher
✓Prüfung → Auftrag → Bericht → E-Rechnung in einem Fluss

Dokumentationswerkzeug nach Verordnung (EU) 2024/573 — kein Ersatz für die sachkundige Prüfung.

F-Gas-Logbuch testen

F-Gas-Logbuch

Dichtheitsprüfung · EU 2024/573

Demo

Anlagen

fällig ≤ 30 T

überfällig

Kühlhaus · R-404A · 12 kg

47,1 t CO₂e

fällig

Kaltwassersatz · R-410A · 28 kg

58,5 t CO₂e

geplant

Klimasplit · R-32 · 3,4 kg

2,3 t CO₂e

keine Pflicht

Alles im selben System

Vom Auftrag bis zur Buchhaltung — ein Werkzeug.

HeatServPro deckt den Servicealltag durchgängig ab. Kein Wechsel zwischen Tools, kein doppeltes Pflegen von Daten.

Digitale Arbeitsaufträge

Jeder Auftrag zentral statt auf Zetteln, Excel und im Chat.

Wartungsverträge

Wiederkehrende Wartungen planen und im Blick behalten.

Disposition & Kalender

Einsätze und Techniker im Wochen- und Tagesblick.

Checklisten & Prüfprotokolle

Standardisierte Abläufe und Nachweise vor Ort.

Angebote & Stundenzettel

Vom Aufmaß zum Angebot — inklusive „Zeit → Angebot“.

E-Rechnung (XRechnung)

EN16931-konform, als Export oder BYO-Versand.

DATEV-Buchungsstapel

Sauberer Export für die Buchhaltung.

DATANORM-Import

Großhandels-Artikel direkt ins Inventar.

Fördermittel-Assistent

BEG / KfW 458 mit Kunden-Handout als PDF.

Liquiditätsplanung

Einnahmen, Ausgaben und Fälligkeiten vorausschauend.

Offline-Modus

Die Technikerseite arbeitet auch ohne Netz weiter.

Kunden & Anlagen

Stammdaten, Anlagen und Historie an einem Ort.

Ablauf

Auftrag, Einsatz, Bericht und Rechnung bleiben verbunden.

Jeder Schritt liefert den nächsten. Der Techniker sieht vor Ort, was erledigt werden muss, und das Büro sieht anschließend, was dokumentiert wurde.

Durchgängige Daten

Vom Einsatz zum Nachweis

Fotos, Messwerte, Signatur und Bericht bleiben am Auftrag.

Auftrag erfassen

Kunde, Anlage, Priorität und Anliegen erfassen, damit Büro und Technik mit denselben Informationen starten.

Einsatz planen

Termin, Zeitfenster und Techniker zuweisen, bevor der Service-Tag beginnt.

Vor Ort dokumentieren

Checkliste, Fotos, Messwerte, Notizen und Unterschrift direkt im Einsatz erfassen.

Bericht abschließen

Einsatzdaten in einen nachvollziehbaren PDF-Bericht übernehmen.

Rechnung vorbereiten

Leistungen und Nachweise sauber in die Abrechnung überführen.

Überzeugt? Demo direkt starten.

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Rollen

Für Büro, Disposition und Technik

Jede Rolle arbeitet an ihrem Teil. Der Vorgang bleibt gemeinsam: vom Kundenkontakt bis zum fertigen Nachweis.

Büro

Kundenanfragen aufnehmen
Kunden und Anlagen pflegen
offene Berichte und Rechnungen sehen
Fälligkeiten und Liquidität im Blick behalten

Disposition

Einsätze planen
Techniker zuweisen
offene oder ungeklärte Vorgänge erkennen
Tagesplanung steuern

Technik

Auftrag und Anlage mobil sehen
Checklisten abarbeiten
Fotos, Messwerte und Notizen erfassen
Bericht mit Unterschrift abschließen

Pflichten & Fristen

Was 2026 auf Ihren Betrieb zukommt — kompakt erklärt.

Zwei Ratgeber mit den wichtigsten Fristen, plus der Pflichten-Kompass als PDF für den Betrieb.

Kälte & Klima

F-Gas-Dichtheitsprüfung: Fristen 2026

12/6/3-Monats-Intervalle nach CO₂-Äquivalent, Ausnahmen und Logbuch-Pflichten nach EU 2024/573.

Abrechnung

E-Rechnungspflicht: Was ab wann gilt

Empfangspflicht seit 2025, Versand gestaffelt bis 2028 — und wie die XRechnung aus dem Auftrag entsteht.

Kostenloses PDF

Pflichten-Kompass 2025/2026

F-Gas, E-Rechnung und KfW 458 mit Checkliste — per E-Mail als PDF anfordern.

Ehrliche Einordnung

Für Betriebe, die ihren Serviceprozess sauber digitalisieren wollen.

HeatServPro richtet sich an Servicebetriebe, die Aufträge, Techniker, Nachweise und Abrechnung zusammenführen möchten - ohne sofort ein schwergewichtiges ERP-Projekt zu starten.

Passt, wenn ...

✓Aufträge laufen heute über Papier, Excel, Kalender oder WhatsApp.
✓Einsatzberichte kommen zu spät oder unvollständig zurück.
✓Kundendaten, Anlagen und Nachweise liegen nicht sauber zusammen.
✓Rechnungen bleiben liegen, weil Infos aus dem Einsatz fehlen.

Passt eher nicht, wenn ...

Ein vollständig integriertes ERP mit funktionierender mobiler Technik ist bereits im Einsatz.
Es wird nur eine einfache Termin-App ohne Serviceprozess gesucht.
Es sollen keine Wartungs-, Einsatz- oder Nachweisprozesse abgebildet werden.

Tarife

F-Gas in jedem Tarif — abgerechnet pro Betrieb, nicht pro Login.

Starter bringt den operativen Alltag inklusive F-Gas-Logbuch. Business ergänzt Disposition, DATEV/DATANORM und Liquidität, Enterprise die geprüfte E-Rechnung Basic / BYO.

Starter

Solo- & 2-Mann-Betrieb

99 €/ Monat